Supply Chain
Life Science
Optimierung der Beschaffungsprozesse durch Einführung einer maßgeschneiderten E-Procurement-Lösung
E-Procurement
Mehr Effizienz für Ihre elektronische Beschaffung
Die Einführung eines E-Procurement-Systems zur elektronischen Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen stellt Unternehmen vor eine komplexe Herausforderung. Zusätzlich zur Auswahl des richtigen Systems, Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und Schulung der Mitarbeiter müssen Lieferantenmanagement, Source-to-Contract (S2C) und Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) optimiert und an die Anforderungen des Lieferketten-Sorgfaltspflichtgesetzes (LkSG) angepasst werden.
Ganzheitlicher Ansatz
Metroplan bietet eine ganzheitliche Lösung für die Auswahl und Einführung von E-Procurement-Systemen. Mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise unterstützen wir Ihr Unternehmen dabei, die richtige Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu identifizieren, maßgeschneiderte Implementierungsstrategien zu entwickeln und den gesamten Prozess effizient zu managen.
Zu unseren Schwerpunkten zählen die Prozessoptimierung zur Digitalisierung im Einkauf, das Lieferantenmanagement und das Risikomanagement. Zur Vereinfachung der Beschaffung von C-Artikeln, dem sogenannten Long-Trail, unterstützen wir Sie auch bei der Integration von Online-Marktplätzen wie Mercateo oder Amazon Business.
So gehen wir vor:
1. Bedarfsanalyse und Definition der Anforderungen
Wir beginnen mit einer detaillierten Analyse der aktuellen Beschaffungsprozesse und -strukturen und der dafür eingesetzten IT-Systeme in allen Bereichen des Unternehmens. In persönlichen Gesprächen identifizieren wir Verbesserungspotenziale und definieren klare Anforderungen an das zukünftige E-Procurement-System. Die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Fachbereiche werden dabei besonders sorgfältig berücksichtigt. Seitens der IT werden häufig SaaS-Lösungen mit einer direkten Anbindung an SAP oder andere ERP-Systeme präferiert.
2. Marktanalyse und Lieferantenbewertung
Die aufgenommenen Anforderungen überführen wir zusammen mit Best-Practice-Use-Cases in ein umfassendes Lastenheft. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung sind wir dazu in der Lage, die Stärken und Schwächen von E-Procurement-Systemen realistisch einzuschätzen. Um die passende Lösung zu identifizieren, führen wir eine umfassende Ausschreibung durch. Wir bewerten zusammen mit unseren Kunden verschiedene Systeme hinsichtlich ihrer Funktionalitäten, Integrationsoptionen, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.
3. Verhandlung und Vertragsabschluss
Wir unterstützen Ihr Unternehmen bei der Verhandlung von Verträgen und Service-Level-Agreements (SLA) mit den präferierten Anbietern. Indem wir parallel optimale Vertragsbedingungen und Konditionen verhandeln, gelingt es uns, Ihre Interessen zu schützen und sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen erbracht werden. Dabei achten wir vor allem auf die Details der Service-Level-Vereinbarungen sowie auf die Preisgestaltung, Qualifikation und Umsetzungskompetenz der Projektleitung für die Implementierung.
4. Implementierung und Performance-Management
Nach der Auswahl des geeigneten Systems begleiten wir die Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens. Wir übernehmen die Projektplanung, -steuerung und -überwachung, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und alle Anforderungen erfüllt werden. Bei Bedarf verhandeln wir zusätzliche Warengruppen, um den Anteil katalogbasierter Einkaufsvorgänge zum Projektstart deutlich erhöhen zu können.
5. Change-Management und Schulung
Wir bieten Schulungen für alle beteiligten Mitarbeiter an, um das neue E-Procurement-System effektiv nutzen zu können. Darüber hinaus unterstützen wir die Entwicklung und Umsetzung des Change-Managements. Um potenzielle Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz des neuen Systems zu fördern, präsentieren wir eine Vielzahl an guten Beispielen, wie andere Unternehmen die Kommunikation aktiv und innovativ gestaltet haben.
Ihr Kundennutzen
Durch unsere Unterstützung bei der Auswahl und Einführung von E-Procurement-Systemen profitieren Sie von einer Vielzahl von Vorteilen. Dazu gehören die Optimierung der Beschaffungsprozesse, die Senkung der Beschaffungskosten, die Steigerung der Effizienz und Transparenz im Einkauf sowie die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie dem LkSG. Zudem ermöglichen wir die Nutzung von Online-Marktplätzen wie Amazon Business, um die Beschaffungsprozesse zu vereinfachen und Kosten zu senken.
Fazit
Die Auswahl und Einführung eines E-Procurement-Systems ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Einkauf. Metroplan bietet maßgeschneiderte Lösungen, um Sie dabei zu unterstützen, die richtige Systemauswahl zu treffen und die Einführung erfolgreich zu meistern. Mit unserer ganzheitlichen Vorgehensweise und unserer Expertise im Bereich des Lieferantenmanagements, S2C, P2P, der Rechnungsdigitalisierung und Digitalisierung im Einkauf helfen wir Ihrem Unternehmen dabei, Beschaffungsprozesse zu optimieren und nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
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Dr. Thomas Mielke
Geschäftsführender Gesellschafter
