Supply Chain
Life Science
Optimierung der Beschaffungsprozesse durch Einführung einer maßgeschneiderten E-Procurement-Lösung
E-Procurement
E-Procurement: Effizienzsteigerung für Ihre Beschaffung
Die Einführung eines E-Procurement-Systems zur elektronischen Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen stellt Unternehmen vor eine komplexe Herausforderung. Zusätzlich zur Auswahl des richtigen Systems, Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und Schulung der Mitarbeiter müssen Lieferantenmanagement, Source-to-Contract (S2C) und Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) optimiert und an die Anforderungen des Lieferketten-Sorgfaltspflichtgesetzes (LkSG) angepasst werden.
Optimierung der P2P Prozesse
Metroplan bietet eine ganzheitliche Lösung für die Auswahl und Einführung von E-Procurement-Systemen. Mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise unterstützen wir Ihr Unternehmen dabei, die richtige Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu identifizieren, maßgeschneiderte Implementierungsstrategien zu entwickeln und den gesamten Prozess effizient zu managen.
Zu unseren Schwerpunkten zählen die Prozessoptimierung zur Digitalisierung im Einkauf, das Lieferantenmanagement und das Risikomanagement. Zur Vereinfachung der Beschaffung von C-Artikeln, dem sogenannten Long-Trail, unterstützen wir Sie auch bei der Integration von Online-Marktplätzen wie Mercateo oder Amazon Business.
E-Procurement
Neutrale Beratung bei der Auswahl und Einführung von E-Procurement Systemen
Metroplan ist Ihr unabhängiger Berater und keinem Softwareanbieter verpflichtet. Wir implementieren ein E-Procurement-System zur Standardisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen. Dies umfasst die Digitalisierung von Bestellvorgängen, die Nutzung von Online-Marktplätzen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowie die Integration von Lieferanten in die Beschaffungskette.
Potenzialanalyse Einkauf: How to eat an elephant?
■ Unsere Analysen sind kein Fragemarathon, sondern vielmehr zielgerichtete Impulse für echte Verbesserungen – praxisnah, konstruktiv und motivierend.
■ Durch fundiertes Benchmarking machen wir Effizienz, Leistungsfähigkeit und Entwicklungspotenziale sichtbar – gestützt auf Best Practices und klaren Vergleichsmaßstäben.
■ Nachhaltige Prozessverbesserungen entstehen im konstruktiven Dialog zwischen Beratern und Anwendern entlang des P2P-Prozesses – manchmal herausfordernd, stets erkenntnisreich.
■ Unsere Digitalisierungs-Roadmap entsteht im Schulterschluss mit Einkauf, Fachbereichen und IT – praxisnah, konsensbasiert und strategisch ausgerichtet.
■ Mit einer fundierten Methodik bewerten wir Business-Cases für Digitalisierungsstrategien präzise, belastbar und zielorientiert – als Grundlage für nachhaltige Investitionsentscheidungen
Transparente Performance-Diagnose
Saubere Potenzialermittlung
Anwendungsorientierte Maßnahmenarchitektur
Abgestimmte Digitalisierungs-Roadmap
Unmittelbar umgesetzte Quick-Wins
Ausblick auf mögliche Zusatznutzen des E-Procurements
Rechnungsdigitalisierung
Rechnungen auf Papier werden gescannt und per optischer Zeichenerkennung (OCR) in digitale Daten umgewandelt. Dabei werden Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendaten und Beträge extrahiert. Digitale Workflows automatisieren den Genehmigungsprozess, um die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu steigern. Das Rechnungswesen wird auf die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format vorbereitet, die ab 2025 verpflichtend eingeführt wird. Ziel ist es, den Automatisierungsgrad zu erhöhen und die Verarbeitung durch Menschen und Systeme zu optimieren.
Digitalisierung von Lieferketten
Wir implementieren ein digitales Lieferkettenmanagementsystem zur Optimierung der Lieferkettenprozesse. Hierzu zählen die Überwachung und Steuerung von Lieferkettenaktivitäten in Echtzeit, die Integration von Lieferanten und Logistikdienstleistern sowie die Nutzung von Datenanalyse- und KI-Technologien zur Vorhersage von Lieferengpässen und zur Optimierung der Lagerbestände. Dies vereinfacht auch die Einhaltung von Vorschriften und Regelungen wie dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).
Digitale Personalverwaltung
Ein digitales Personalverwaltungssystem optimiert HR-Prozesse wie die Automatisierung der Personalabrechnung und -zeitnachweise. Es erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -leistungen sowie die Einführung von Self-Service-Portalen für Mitarbeiter. Ziel ist es, Verwaltungsaufwände zu reduzieren, Prozesse effizienter zu gestalten und den Zugang zu wichtigen Informationen für Mitarbeiter zu verbessern.
IoT-basierte Produktionsüberwachung
IoT-basierte Systeme steuern und überwachen Produktionsprozesse durch Sensoren, die in Echtzeit Betriebsparameter erfassen. Die Analyse der Produktionsdaten hilft, Engpässe zu identifizieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Gleichzeitig ermöglicht das System die Automatisierung von Abläufen. Ziel ist es, die Effizienz der Produktion zu steigern und eine höhere Prozesssicherheit zu gewährleisten.
Roadmap zur Implementierung des E-Procurement:
1. Bedarfsanalyse und Definition der Anforderungen
Wir beginnen mit einer detaillierten Analyse der aktuellen Beschaffungsprozesse und -strukturen und der dafür eingesetzten IT-Systeme in allen Bereichen des Unternehmens. In persönlichen Gesprächen identifizieren wir Verbesserungspotenziale und definieren klare Anforderungen an das zukünftige E-Procurement-System. Die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Fachbereiche werden dabei besonders sorgfältig berücksichtigt. Seitens der IT werden häufig SaaS-Lösungen mit einer direkten Anbindung an SAP oder andere ERP-Systeme präferiert.
2. Marktanalyse und Lieferantenbewertung
Die aufgenommenen Anforderungen überführen wir zusammen mit Best-Practice-Use-Cases in ein umfassendes Lastenheft. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung sind wir dazu in der Lage, die Stärken und Schwächen von E-Procurement-Systemen realistisch einzuschätzen. Um die passende Lösung zu identifizieren, führen wir eine umfassende Ausschreibung durch. Wir bewerten zusammen mit unseren Kunden verschiedene Systeme hinsichtlich ihrer Funktionalitäten, Integrationsoptionen, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.
3. Verhandlung und Vertragsabschluss
Wir unterstützen Ihr Unternehmen bei der Verhandlung von Verträgen und Service-Level-Agreements (SLA) mit den präferierten Anbietern. Indem wir parallel optimale Vertragsbedingungen und Konditionen verhandeln, gelingt es uns, Ihre Interessen zu schützen und sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen erbracht werden. Dabei achten wir vor allem auf die Details der Service-Level-Vereinbarungen sowie auf die Preisgestaltung, Qualifikation und Umsetzungskompetenz der Projektleitung für die Implementierung.
4. Implementierung und Performance-Management
Nach der Auswahl des geeigneten Systems begleiten wir die Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens. Wir übernehmen die Projektplanung, -steuerung und -überwachung, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und alle Anforderungen erfüllt werden. Bei Bedarf verhandeln wir zusätzliche Warengruppen, um den Anteil katalogbasierter Einkaufsvorgänge zum Projektstart deutlich erhöhen zu können.
5. Change-Management und Schulung
Wir bieten Schulungen für alle beteiligten Mitarbeiter an, um das neue E-Procurement-System effektiv nutzen zu können. Darüber hinaus unterstützen wir die Entwicklung und Umsetzung des Change-Managements. Um potenzielle Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz des neuen Systems zu fördern, präsentieren wir eine Vielzahl an guten Beispielen, wie andere Unternehmen die Kommunikation aktiv und innovativ gestaltet haben.
Vertrauen durch Projekte
Unsere Erfolgsgeschichten
Supply Chain
Infrastruktur
Modernisierung der Einkaufsprozesse: Einführung einer skalierbaren E-Procurement-Lösung
Supply Chain
Infrastruktur
Digitalisierungs-Roadmap und Einführung eines E-Procurement-Systems
E-Procurement
Ihr Kundennutzen einer neutralen Beratung
Durch unsere Unterstützung bei der Auswahl und Einführung von E-Procurement-Systemen profitieren Sie von einer Vielzahl von Vorteilen. Dazu gehören die Optimierung der Beschaffungsprozesse, die Senkung der Beschaffungskosten, die Steigerung der Effizienz und Transparenz im Einkauf sowie die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie dem LkSG. Zudem ermöglichen wir die Nutzung von Online-Marktplätzen wie Amazon Business, um die Beschaffungsprozesse zu vereinfachen und Kosten zu senken.
Fazit zur Einführung der E-Procurement Systeme
Die Auswahl und Einführung eines E-Procurement-Systems ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Einkauf. Metroplan bietet maßgeschneiderte Lösungen, um Sie dabei zu unterstützen, die richtige Systemauswahl zu treffen und die Einführung erfolgreich zu meistern. Mit unserer ganzheitlichen Vorgehensweise und unserer Expertise im Bereich des Lieferantenmanagements, S2C, P2P, der Rechnungsdigitalisierung und Digitalisierung im Einkauf helfen wir Ihrem Unternehmen dabei, Beschaffungsprozesse zu optimieren und nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
E-Procurement-Systeme anfragen
FAQ – Auswahl & Einführung E-Procurement
Was versteht Metroplan unter E-Procurement Beratung?
Metroplan unterstützt Unternehmen bei der Auswahl, Einführung und Optimierung von E‑Procurement-Systemen – von der Anforderungsdefinition über die Systemauswahl bis zur Roll‑out-Begleitung.[
Für welche Unternehmen lohnt sich ein E-Procurement-System?
E‑Procurement lohnt sich besonders für mittelständische und große Unternehmen mit vielen Bestellvorgängen, indirekten Bedarfen und einem hohen manuellen Aufwand in der Beschaffung.
Wie läuft ein typisches E-Procurement-Projekt mit Metroplan ab?
Ein typisches Projekt umfasst Analyse der Ist‑Prozesse, Definition von Zielbild und Anforderungen, strukturierte Marktsichtung und Systemauswahl sowie die Begleitung von Pilotierung, Roll‑out und Change Management.
Wie lange dauert die Auswahl und Einführung eines E-Procurement-Systems?
Je nach Umfang, Organisation und IT‑Landschaft liegt die Projektdauer erfahrungsgemäß zwischen sechs und zwölf Monaten vom Start der Anforderungsanalyse bis zum produktiven Einsatz in den ersten Bereichen.
Mit welchen Systemanbietern arbeitet Metroplan zusammen?
Metroplan arbeitet herstellerunabhängig und bewertet E‑Procurement-Lösungen auf Basis der Anforderungen des Kunden; bestehende Marktkenntnisse und Referenzen fließen in die Auswahl ein, ohne an einzelne Anbieter gebunden zu sein.
Kontakt
Ihre Ansprechpartner
Dr. Thomas Mielke
Geschäftsführender Gesellschafter
Andree Siever
Senior Manager
