Digitalisierung & Prozessoptimierung anfragenMehr zur Prozessoptimierung im Einkauf erfahren
Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen vielfältige Chancen, ihr Geschäft weiterzuentwickeln. Metroplan bietet maßgeschneiderte Lösungen für die Digitalisierung im Einkauf, die Digitalisierung von Einkaufsprozessen und die Prozessoptimierung im Einkauf. Durch kleinere Anpassungen wie die Neuorganisation und Effizienzsteigerung einzelner Prozesse, größere Maßnahmen wie die Einführung von E-Procurement-Lösungen im Beschaffungswesen bis hin zur strategischen Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette schaffen wir nachhaltige Mehrwerte für unsere Kunden und unterstützen sie dabei, langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Mit einem umfassenden Benchmarking ermitteln wir die Effizienz und Leistungsfähigkeit von Prozessen und heben Entwicklungspotenziale durch den Einsatz von Best-Practice-Methoden. Bei der Anbindung digitaler Lösungen an die ERP-Systeme nutzen wir State-of-the-Art-Technologien, um die nahtlose Integration sicherzustellen.
Auf Basis der Analyse priorisieren wir Automatisierungspotenziale entlang des Procure-to-Pay-Prozesses – von Bedarfsmeldung und Freigabe über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Lieferantenbewertung. Wir definieren Soll-Prozesse, Daten- und Schnittstellenanforderungen sowie eine umsetzbare Roadmap. Die Auswahl und Einführung eines konkreten E-Procurement-Systems vertiefen wir auf der E-Procurement-Seite.
Wir bewerten die Prozessreife entlang des Procure-to-Pay-Prozesses und übersetzen die Befunde in priorisierte Maßnahmen.
Industry Insights
Papierrechnungen und sonstige Belege können per OCR in strukturierte Daten überführt und über digitale Prüf- und Freigabeworkflows verarbeitet werden. Zusätzlich müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen zu inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verarbeitet werden können. Metroplan unterstützt dabei, Bestell-, Wareneingangs- und Rechnungsdaten medienbruchfrei zu verbinden und den Automatisierungsgrad zu erhöhen.
Jede „Dunkelbuchung“ von Rechnungen hat seinen Ursprung bei einer gut durchdachten Bestellung.
Wir implementieren ein digitales Lieferkettenmanagementsystem zur Optimierung der Lieferkettenprozesse. Hierzu zählen die Überwachung und Steuerung von Lieferkettenaktivitäten in Echtzeit, die Integration von Lieferanten und Logistikdienstleistern sowie die Nutzung von Datenanalyse- und KI-Technologien zur Vorhersage von Lieferengpässen und zur Optimierung der Lagerbestände. Dies vereinfacht auch die Einhaltung von Vorschriften und Regelungen wie dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).
Ein digitales Personalverwaltungssystem optimiert HR-Prozesse wie die Automatisierung der Personalabrechnung und -zeitnachweise. Es erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -leistungen sowie die Einführung von Self-Service-Portalen für Mitarbeiter. Ziel ist es, Verwaltungsaufwände zu reduzieren, Prozesse effizienter zu gestalten und den Zugang zu wichtigen Informationen für Mitarbeiter zu verbessern.
IoT-basierte Systeme steuern und überwachen Produktionsprozesse durch Sensoren, die in Echtzeit Betriebsparameter erfassen. Die Analyse der Produktionsdaten hilft, Engpässe zu identifizieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Gleichzeitig ermöglicht das System die Automatisierung von Abläufen. Ziel ist es, die Effizienz der Produktion zu steigern und eine höhere Prozesssicherheit zu gewährleisten.
Ein digitales CRM-System verbessert die Verwaltung von Kundenkontakten und -interaktionen. Es ermöglicht eine gezielte Analyse von Kundenverhalten und -präferenzen und automatisiert Vertriebs- und Marketingaktivitäten. Ziel ist es, Kundenbeziehungen zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und den Vertrieb effizienter zu gestalten. Dadurch werden alle Kundenprozesse digital abgebildet und besser steuerbar.
Vertrauen durch Projekte
Modernisierung der Einkaufsprozesse: Einführung einer skalierbaren E-Procurement-Lösung
Wir bieten Schulungen für alle beteiligten Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass sie die digitalen Tools effektiv nutzen können. Darüber hinaus unterstützen wir die Entwicklung und Umsetzung eines Change-Managements. Um potenzielle Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz des neuen Systems zu fördern, präsentieren wir eine Vielzahl an guten Beispielen, wie andere Unternehmen die Kommunikation aktiv und innovativ gestaltet haben. So schaffen wir die Voraussetzungen dafür, dass die Digitalisierung des Einkaufs erfolgreich im Unternehmen verankert wird.
Durch unsere Unterstützung bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung profitiert Ihr Unternehmen von vielen Vorteilen. Dazu gehören eine verbesserte Effizienz und Leistungsfähigkeit der Prozesse, eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, eine Optimierung der Wertschöpfungskette und eine Senkung der Kosten (etwa durch die Einführung von E-Procurement).
Prozessoptimierung und Digitalisierung im Einkauf sind entscheidende Schritte für Ihr Unternehmen, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und langfristigen Erfolg zu sichern. Metroplan bietet maßgeschneiderte Lösungen und unterstützt Sie dabei, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Mit unserem ganzheitlichen Ansatz und unserem Fokus auf Benchmarking, Best-Practice und State-of-the-Art-Technologien helfen wir Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren und nachhaltige Mehrwerte zu schaffen.
Was gehört zur Digitalisierung von Einkaufsprozessen?
Bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen werden standardisierte IT-Systeme genutzt, um damit manuelle Lösungen und teils auch “digitale Insellösungen” in ein Gesamtsystem zu integrieren. Wenn ERP-Systeme vorhanden sind, dienen diese meistens als “Master” für die Stamm- und Bewegungsdaten. Über eine IT-Schnittstelle werden Kreditorennummern, Bestellnummern und Organisationseinheiten zwischen E-Procurement-System und ERP-System in Echtzeit gekoppelt.
Was versteht man unter Prozessoptimierung im Einkauf?
Die Prozessoptimierung beinhaltet alle Bereiche, die der Einkauf beeinflussen kann:
Optimierung der Prozesse, um die Informationen für die Lieferantenbeurteilung und das Lieferantenmanagement einfacher zu erfassen
Wann lohnt sich die Digitalisierung im Einkauf?
Digitalisierung lohnt sich, wenn manuelle Abläufe, Medienbrüche, fehlende Bestelltransparenz, lange Freigaben oder hohe Prozesskosten den Einkauf bremsen. Entscheidend ist nicht allein das Einkaufsvolumen, sondern ein positiver Business Case aus Nutzen, Aufwand, Datenreife, Integrationsfähigkeit und Nutzerakzeptanz.
Was kann der Einkauf zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung tun?
Leider kann die Kreditorenbuchhaltung die Prozesse zur Rechnungserfassung, Rechnungsprüfung und Freigabe nicht allein, sondern nur mit der Unterstützung des Einkaufs verbessern.
Metroplan unterstützt deshalb seine Kunden regelmäßig dabei, Bestellungen, Rahmenverträge, Wareneingangsbuchungen und die Rechnungsprüfung so anzupassen, dass der Arbeitsaufwand und die Bearbeitungszeit in allen Bereichen reduziert wird. Zusätzlich kann durch eine fristgerechte Zahlung der Ertrag aus Zahlungskonditionen (Skontoquote) deutlich verbessert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und E-Procurement?
Prozessoptimierung definiert, wie Einkaufsabläufe künftig funktionieren sollen – einschließlich Rollen, Kontrollen, Daten und Kennzahlen. E-Procurement bezeichnet die digitale Systemunterstützung dieser Prozesse. Deshalb sollte zuerst der Zielprozess geklärt und anschließend die passende Systemlösung ausgewählt werden.
Welche Prozesse umfasst Procure-to-Pay?
Procure-to-Pay umfasst typischerweise Bedarfsmeldung, Genehmigung, Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung. Je nach Unternehmen kommen Katalogmanagement, Lieferanten-Onboarding, Vertragsbezug und Reporting hinzu.
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