Einkaufsoptimierung ist die systematische, strategische und operative Verbesserung des Beschaffungsprozesses mit dem Ziel, Kosten nachhaltig zu senken, Prozesse zu beschleunigen und Versorgungssicherheit zu erhöhen.
Ein optimierter Beschaffungsprozess zeichnet sich durch geringe Durchlaufzeiten, hohe Datenqualität, automatisierte Workflows und transparente KPI-Steuerung aus und bildet die Grundlage für eine effektive Einkaufsoptimierung.
Zu allen Rechnungen gibt es Bestellungen, die in einer eProcurement-Plattform generiert und an den Lieferanten übertragen wurden. Die Quote des Maverick-Buying, also von Bestellungen ohne Einbindung des Einkaufs, geht gegen Null.
Alle Lieferanten einer Warengruppe werden von einem standortübergreifenden Commodity-Manager verantwortet. Die Verhandlungen erfolgen auf Basis spezifischer Ausschreibungen und abgestimmter Einkaufsstrategien.
Das gesamte Einkaufsvolumen für alle Standorte und Warengruppen ist in einem System verfügbar. Analysen zum direkten Einkauf, indirekten Einkauf und Projekteinkauf sind mit beliebigen Filtern möglich. Der Wertbeitrag des Einkaufs ist mit dem Finanzbereich abgestimmt und wird laufend ausgewiesen.
Die Performance der Lieferanten wird in Bezug auf Termintreue, Qualitätskennzahlen, Nachhaltigkeit und Innovationskraft laufend gemessen. Die KPIs werden mit gezielten Lieferantenentwicklungen verbessert, bis die vereinbarten Ziele erreicht sind.
Der Einkauf ist frühzeitig in anstehende Projekte eingebunden, zum Beispiel bei Neuentwicklungen, der Einführung von IT-Systemen, neuen Werbekampagnen oder der Neuvergabe von Personaldienstleistungen. So kann der Ausschreibungsprozess von Anfang an verantwortet und gesteuert werden.
Der Anteil des Einkaufsvolumens an der Kostenstruktur hat bei den meisten Unternehmen bereits mehr als 70 Prozent erreicht – Tendenz weiter steigend. Um Kosten zu senken, die Effizienz zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, wird die Einkaufsoptimierung und die Optimierung von Beschaffungsprozessen immer bedeutender.
Die Herausforderungen im Einkauf sind vielfältig. Sie reichen von der Auswahl der richtigen Lieferanten über die Sicherstellung eines effizienten Beschaffungsprozesses bis hin zur Minimierung von Lieferkettenrisiken und Einhaltung von spezifischen Gesetzen – etwa des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Hinzu kommen dynamische Marktbedingungen, Kostendruck und steigende Anforderungen an Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Compliance.
Unternehmen müssen daher ihren Einkauf und Einkaufsprozesse optimieren sowie bestehende Beschaffungsprozesse systematisch verbessern, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Metroplan bietet eine umfassende Beratung zur Einkaufsoptimierung und Optimierung von Beschaffungsprozessen an, die darauf abzielt, Ihre Einkaufsprozesse grundlegend zu transformieren. Mit bewährten Methoden, fortschrittlichen Technologien und unseren langjährigen Einkaufserfahrungen aus der Linienverantwortung von internationalen Unternehmen unterstützen wir Sie dabei, Ihre Einkaufsprozesse zukunftsfähig zu machen.
Hierfür analysieren wir die bestehenden Einkaufspraktiken im Detail, identifizieren Optimierungspotenziale und entwickeln maßgeschneiderte Strategien zur Kostensenkung, Risikominimierung und Leistungssteigerung im Einkauf. Bei Bedarf führen wir auch die komplette Ausschreibung durch, begleiten Vertrags- und Preisverhandlungen und geben Vergabeempfehlungen.
Zunächst analysieren wir gründlich Ihre aktuellen Einkaufsprozesse und -strukturen. Dazu gehören die Bewertung der Lieferantenbasis, die Analyse der Beschaffungskosten und die Bewertung der Risikomanagementpraktiken. Die Ergebnisse der Ist-Analyse fließen in eine maßgeschneiderte Einkaufsstrategie ein. Diese zielt darauf ab, die Einkaufsziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen zu synchronisieren und beinhaltet Maßnahmen zur Kostenreduktion, Qualitätsverbesserung und Risikosteuerung.
Wir optimieren die Einkaufsprozesse durch die Einführung von Best-Practice-Lösungen, die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Implementierung effizienter Workflow-Management-Systeme. Die Optimierung der Lieferantenbeziehungen umfasst die Neubewertung der Lieferantenbasis, das Verhandeln von Verträgen und die Etablierung langfristiger Partnerschaften, um Kosten zu senken und die Lieferqualität zu sichern. Dabei werden ökologische und soziale Nachhaltigkeitskriterien wie die des LkSG in Ihre Einkaufsentscheidungen integriert.
Die Implementierung moderner Einkaufssysteme und -technologien spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Effizienz und Transparenz im Einkauf. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Lastenhefte für digitale Einkaufslösungen zu erstellen, Angebote am Markt einzuholen, den Auswahlprozess zu managen und das ausgewählte System zeit- und kostengerecht einzuführen.
Durch regelmäßige Bewertungen und Analysen stellen wir sicher, dass die Einkaufsleistung kontinuierlich verbessert und an veränderte Marktbedingungen angepasst wird. Für die Quantifizierung der Einsparungen beim direkten und indirekten Einkauf verwenden wir erprobte Berechnungsverfahren und Benchmarks. Diese stehen auch dem Einkaufscontrolling zur Verfügung, um die erzielten Einsparungen transparent nachvollziehen zu können.
Die Einkaufsoptimierung ist ein kritischer Faktor für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in der heutigen globalen Wirtschaft. Metroplan bietet eine umfassende Lösung, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Einkaufsprozesse zu transformieren, Kosteneinsparungen zu realisieren, die Qualität zu verbessern und Risiken effektiv zu managen. Durch die Zusammenarbeit mit uns gewinnen Sie einen strategischen Partner, der sich für nachhaltige Verbesserungen und langfristigen Erfolg einsetzt. Lassen Sie uns gemeinsam Ihren Einkauf optimieren und dadurch wesentlich zur Steigerung Ihrer Unternehmensleistung beitragen.
Unternehmensberatung Einkaufsoptimierung anfragen
Zur Steuerung einer nachhaltigen Einkaufsoptimierung werden klare Ziele und messbare KPIs benötigt. Typische Kennzahlen ermöglichen es, den Wertbeitrag des Einkaufs transparent zu machen und Verbesserungen systematisch zu verfolgen.
Warum ist der indirekter Einkauf so anders?
Anders als beim direkten Einkauf gibt es im indirekten Einkauf keine Stücklisten, keine automatische Bedarfsplanung (MRP-Lauf mit Primär- und Sekundärbedarf) und fast nie Materialnummern. Die Lieferanten erhalten fast nie ein valide Bedarfsvorschau und leider auch ganz selten Bestellungen mit Bestellnummern aus dem ERP-System.
Das muss nicht so sein! Metroplan hilft Ihnen diese Schwachpunkte zu optimieren.
Was sind typische Herausforderungen?
Auch wenn im Indirekten Einkauf Material (z.B. Büromaterial, Betriebsausstattungen, IT-Hardware…) über Kataloge bestellt werden, so fehlt es fast allen Unternehmen an der Bestellung von Dienstleistungen aus den Katalogen.
Sehr oft wird der Einkauf von Marketing-Dienstleistungen, von Logistik-Dienstleistungen oder vom Facility-Management nicht vom Einkauf verantwortet oder der Einkauf wird erst zum Vertragsabschluss eingebunden.
Diese Herausforderungen hat Metroplan in zahlreichen „Best-Practices“ mit seinen Kunden optimiert und erfolgreich umgesetzt.
Welche praktischen Methoden zur Optimierung gibt es?
Metroplan empfiehlt die parallele Vorgehensweise „Top-down“ und „Bottum-up“. „Top-down“ müssen Richtlinie, IT-Systeme, Standards für Rahmenverträge vorgegeben werden und „Bottum-up“ muss der Einkauf Schritt für Schritt die Einkaufsverantwortung für jede Warengruppen übernehmen. Wie das im Einkauf von Marketing-Dienstleistungen, von Logistik-Dienstleistungen oder im Einkauf von Dienstleistungen im Facility Management geht, realisieren wir gemeinsam in unseren Projekten.
Kontakt
Geschäftsführender Gesellschafter
Senior Manager
Carl Beutlheuser