Hohe Bestände und dennoch Fehlteile
Hohe Lagerbestände werden häufig als Maßnahme zur Absicherung der Produktionsversorgung eingesetzt. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass ein hoher Gesamtbestand nicht automatisch zu einer hohen Materialverfügbarkeit führt. Trotz umfangreicher Lagerbestände können regelmäßig Fehlteile auftreten, die Produktionsaufträge verzögern oder unterbrechen.
Die Ursache liegt häufig darin, dass die Höhe des Gesamtbestands wenig darüber aussagt, ob die für die Produktion kritischen Materialien tatsächlich verfügbar sind. Während sich einzelne Materialien über einen langen Zeitraum im Lager befinden, können bereits geringe Fehlmengen bei kritischen Komponenten erhebliche Auswirkungen auf die Produktionsversorgung haben. Zusätzlich können Qualitätsprüfungen, fehlende Dokumentationen oder interne Freigabeprozesse dazu führen, dass vorhandenes Material, zwar physisch vorhanden ist, aber ad hoc noch nicht eingesetzt werden kann.
Die Fragestellung lautet daher welche Bestände für eine zuverlässige Produktionsversorgung tatsächlich notwendig sind und wie Beschaffungsprozesse an die jeweiligen Bedarfsstrukturen angepasst werden müssen.
Ursachen von Fehlteilen analysieren
Vor der Anpassung von Bestandsparametern oder Beschaffungsstrategien sollte zunächst untersucht werden, welche Materialien regelmäßig Fehlteile verursachen und welche Ursachen dahinterstehen.
Dabei sind insbesondere folgende Fragestellungen relevant:
Welche Materialien führen regelmäßig zu Versorgungsengpässen?
Wie häufig werden vereinbarte Liefertermine überschritten?
Welche Lieferanten sind betroffen?
Wie lange dauert die tatsächliche Wiederbeschaffungszeit?
Welche internen Prozesse verlängern die Materialverfügbarkeit zusätzlich?
Die Analyse umfasst neben Lieferverzug auch interne Ursachen wie verspätete Bedarfsanpassungen, fehlende Spezifikationen, ausstehende Qualitätsfreigaben oder unklare Verantwortlichkeiten entlang des Beschaffungsprozesses.
Erst die Verknüpfung von Fehlteilen, Beständen und Störungsursachen ermöglicht die Identifikation der tatsächlichen Engpassursachen und bildet die Grundlage für gezielte Verbesserungsmaßnahmen.
Materialien differenziert steuern
AnalyseMaterialien klassifizieren
Die strukturierte Materialbewertung bildet die Grundlage für die Bestands- und Beschaffungsstrategie. Die ABC-/XYZ-Analyse klassifiziert Materialien nach Verbrauchswert und Verbrauchsverhalten.
Für die Versorgungssicherheit zählen zusätzlich:
- Produktionskritikalität
- Wiederbeschaffungszeit
- Lieferantenrisiko
- Substituierbarkeit
So wird sichtbar, welche Materialien erhöhte Aufmerksamkeit benötigen und wo standardisierte Verfahren ausreichen.
BeschaffungBeschaffungsprozesse anpassen
Die Beschaffungsstrategie richtet sich nach der Materialgruppe:
- Standardmaterialien: häufig automatisierte Nachbestellverfahren, Rahmenverträge oder vereinfachte Dispositionsregeln.
- Kritische Materialien mit langen Lieferzeiten oder Single-Source-Abhängigkeiten: engere Überwachung und gezielte Absicherung.
RisikoSicherheitsbestände festlegen
Sicherheitsbestände sollen Unsicherheiten in Bedarf und Nachschub auffangen. Für ihre risikoorientierte Höhe sind relevant:
- Bedarfsschwankungen
- Wiederbeschaffungszeit
- Schwankungen der Lieferzeit
- Produktionskritikalität
- Angestrebtes Versorgungsniveau
So lassen sich kritische Materialien gezielt absichern, ohne unnötig hohe Bestände bei weniger kritischen Positionen aufzubauen.
ProzessInterne Prozesse abstimmen
Die Wiederbeschaffungszeit endet erst, wenn das Material für die Produktion verfügbar ist.
Verzögerungen können entstehen bei:
- Wareneingangsprüfungen
- Qualitätsfreigaben
- Dokumentation
- Interner Materialbereitstellung
Solche Verzögerungen können die rechtzeitige Verfügbarkeit am Bedarfsort verhindern.
Ergebnis
Bestände entsprechend der Risikosituation verteilen
Das Ergebnis ist eine differenzierte Materialsteuerung: Beschaffungsprozesse, Sicherheitsbestände und interne Abläufe werden entsprechend der jeweiligen Materialstruktur und Risikosituation ausgestaltet.
Wirtschaftlichen Nutzen ganzheitlich bewerten
Die Durchführung einer entsprechenden Analyse der Beschaffungsprozesse und Bestandssituation sowie die Einführung von Verbesserungsmaßnahmen sollte dabei immer den wirtschaftlichen Nutzen in den Vordergrund stellen. Die Verknüpfung von Verbesserungsmaßnahmen mit ihrem wirtschaftlichen Nutzen schafft ein klares Verständnis über diese Maßnahmen und hilft diese und dessen Effekte zu bewerten. Maßnahmen können sich beispielsweise über folgende Effekte wirken:
Reduzierung der Kapitalbindung
Verringerung von Lager- und Prozesskosten
Verringerung materialbedingter Produktionsausfälle
Reduzierung von Sondertransporten und Eilbeschaffungen
Erhöhung der Materialverfügbarkeit
Zur Quantifizierung des Nutzens können materialbedingte Produktionsausfälle analysiert und den jeweiligen Ursachen zugeordnet werden. Auf dieser Grundlage lässt sich bestimmen, welcher Anteil der Ausfälle durch optimierte Beschaffungsprozesse, angepasste Bestandsparameter oder verbesserte interne Abläufe vermeidbar gewesen wäre.
Fazit
Hohe Lagerbestände sind kein verlässlicher Indikator für eine hohe Versorgungssicherheit. Entscheidend ist die zielgerichtete Absicherung der Materialien, die für die Produktionsversorgung kritisch sind.
Eine Kombination aus Ursachenanalyse, materialgruppenspezifischen Beschaffungsstrategien, risikoorientierten Sicherheitsbeständen und abgestimmten internen Prozessen ermöglicht die Reduzierung unnötiger Bestände bei gleichzeitig hoher Materialverfügbarkeit.
Das Ziel besteht damit nicht in einer pauschalen Erhöhung oder Reduzierung von Beständen, sondern in der Festlegung des für die jeweilige Materialgruppe erforderlichen Bestands und eines dazu passenden Beschaffungsprozesses.
Beschaffungsmanagement mit Metroplan
Die Berater und Beraterinnen bei Metroplan analysieren Materialien und Lieferantensituationen, prüfen erforderliche Reichweiten und Sicherheitsbestände und entwickeln mit den Fachbereichen passende Beschaffungsregeln. Wir begleiten die Umsetzung in Arbeitsabläufe; notwendige ERP-Anpassungen erfolgen mit Systemspezialisten oder geeigneten Partnern.
Mehr zu konkreten Lösungsansätzen finden Sie auf unserer Seite Beschaffungsmanagement für produzierende Unternehmen.
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Simon Vehof
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