Wie lässt sich die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten und die Aufgabenteilung mit dem ERP-System richtig bestimmen?
E-Procurement-Systeme decken heute ein breites Spektrum des Beschaffungsprozesses ab: vom Lieferantenmanagement bis zur Spend-Analyse. Genau darin liegt die Herausforderung: Wer ein System auswählt oder neu konzipiert, muss entscheiden, welche Funktionen mit höchster Priorität benötigt werden und wie sich Funktionen und Daten zwischen E-Procurement und ERP-System sinnvoll aufteilen lassen.
Entscheidend ist nicht allein der Funktionsumfang einer Software. Erst das Zusammenspiel von Prozessen, Systemarchitektur und Anwendern schafft die Grundlage für einen effizienten und transparenten Einkauf.
E-Procurement vom Lieferantenmanagement bis zum operativen Einkauf
E-Procurement-Systeme unterstützen unterschiedliche Aufgaben entlang des Beschaffungsprozesses. Im Lieferantenmanagement (Supplier Relationship Management, SRM) lassen sich Registrierung, Onboarding und Qualifizierung digitalisieren. Die Verwaltung von Zertifikaten und Selbstauskünften, Lieferantenbewertungen und Risikomonitoring schafft Transparenz und unterstützt Unternehmen dabei, Anforderungen an Nachhaltigkeit und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette zu berücksichtigen.
Im strategischen Einkauf ermöglichen E-Sourcing-Funktionen die Durchführung von Anfragen und Ausschreibungen, den Angebotsvergleich und die digitale Kommunikation über den gesamten Ausschreibungsprozess mit Lieferanten. Auch werden Auktionen, insbesondere, die Reverse-Auktion, eingesetzt, um Wettbewerb zu fördern und Einsparungsziele zu erreichen. Ein systematisches Warengruppenmanagement unterstützt darüber hinaus die Entwicklung von Einkaufsstrategien und die Analyse verschiedener Beschaffungsszenarien.
Das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM) ergänzt diese Prozesse durch zentrale Vertragsarchive, Vorlagen und Klauselbibliotheken, digitale Freigabeworkflows und elektronische Signaturen. Eine automatisierte Fristenüberwachung hilft, Kündigungs- und Verlängerungstermine im Blick zu behalten und vertragliche Verpflichtungen einzuhalten.
Im operativen Einkauf stehen Bedarfsanforderungen, Genehmigungen und Bestellungen im Mittelpunkt. Elektronische Kataloge, Punchout-Schnittstellen und Online-Marktplätze ermöglichen Guided Buying: Mitarbeitende werden gezielt zu vorgesehenen Beschaffungskanälen und vereinbarten Konditionen geführt. Budgetprüfungen, Kontierungsvorschläge und die Überwachung von Bestellungen können den Prozess zusätzlich unterstützen.
E-Procurement und ERP: Die richtige Systemarchitektur als Erfolgsfaktor
Eine wesentliche Herausforderung bei der Einführung von E-Procurement ist die klare Aufgabenteilung mit dem bestehenden ERP-System. Während das ERP-System in der Regel Organisationsstrukturen, Finanzstammdaten, Materialstämme und buchhalterische Lieferanteninformationen (den Kreditorenstamm) verwaltet, sollte das E-Procurement-System insbesondere Lieferantenqualifizierungen, Zertifikate, Kataloge, Preise, Warengruppen sowie Benutzerrollen und Genehmigungsregeln abbilden. Die konkrete Zuordnung hängt von der bestehenden Systemlandschaft ab.
Auch bei den Bewegungsdaten ist eine eindeutige Aufgabenteilung entscheidend. Bedarfsanforderungen, Ausschreibungen und Genehmigungsprozesse können im E-Procurement-System stattfinden. Wenn das ERP-System die Bestellung übernimmt, sollten Bestellungen dort angelegt oder dorthin übertragen werden. So behält das ERP-System die zentrale Kontrolle über Bestellnummern, Bestellstatus und offene Verpflichtungen. Der Wareneingang kann je nach Prozessanforderung im ERP- oder im E-Procurement-System erfasst werden.
Die Schnittstellen zwischen den Systemen müssen von Anfang an berücksichtigt werden. Dazu gehört die Festlegung, welche Daten synchron oder asynchron übertragen werden und welche IT-Systeme anzubinden sind. Auch die Anbindung mehrerer ERP-Systeme oder von bestehenden Lösungen zur Rechnungsprüfung und -freigabe muss in der Konzeption berücksichtigt werden. Eine durchdachte Integrationsstrategie schafft die Grundlage für einen zuverlässigen Datenaustausch und durchgängige Beschaffungsprozesse. Für fehlerhafte Übertragungen sind zudem Zuständigkeiten und ein klarer Korrekturprozess festzulegen.
Beispielhafte Aufgabenteilung zwischen E-Procurement und ERP
E-Procurement
Stammdaten
Lieferantenqualifizierungen
Zertifikate
Kataloge
Preise
Warengruppen
Benutzerrollen und Genehmigungsregeln
Prozesse / Bewegungsdaten
Bedarfsanforderungen
Ausschreibungen
Genehmigungsprozesse
(optional) Wareneingang
Datenaustausch
und Integration
und Integration
←→
Stammdaten
z. B. Lieferanten, Materialien, Organisationen
Bewegungsdaten
z. B. Bestellungen, Bestellstatus, Wareneingang
Statusinformationen
z. B. Genehmigungen, offene Verpflichtungen
ERP
Stammdaten
Organisationsstrukturen
Finanzstammdaten
Materialstammdaten
Kreditorenstammdaten (Buchhalterische Lieferanteninformationen)
Prozesse / Bewegungsdaten
Bestellungen
Bestellnummern
Bestellstatus
Offene Verpflichtungen
(optional) Wareneingang
⚙ SchnittstellenSynchron oder asynchron
Weitere ERP-Systeme
z. B. mehrere ERP-Systeme
Lösungen zur Rechnungsprüfung und -freigabe
Weitere IT-Systeme
Weitere Integrationen
Automatisierung und KI eröffnen neue Potenziale
Analyse- und Steuerungsfunktionen gewinnen im Einkauf zunehmend an Bedeutung. Spend Analytics ermöglicht die Auswertung von Ausgaben nach Warengruppen, Lieferanten oder Kostenstellen. Dashboards und Kennzahlen helfen, Einsparungen nachzuverfolgen, Abweichungen zu erkennen und nicht vertragskonforme Beschaffungen, sogenanntes Maverick Buying, sichtbar zu machen.
KI-gestützte Funktionen bieten weitere Automatisierungsmöglichkeiten. Typische Use-Cases sind KI-Anwendungen, die komplexe Ausschreibungen vorbereiten, Texte von Bestellanforderungen in Anfragen übersetzen, bestehende Rahmenverträge in Kataloge übertragen oder wiederkehrende Routinetätigkeiten unterstützen, indem Auftragsbestätigungen aus E-Mails KI-gestützt in das E-Procurement-System übertragen werden. Entscheidend ist, den konkreten Mehrwert dieser Use-Cases zu bewerten und sie sinnvoll in bestehende Prozesse einzubinden.
Rechnungsverarbeitung eeffizient mit dem ERP integrieren
Bei der Rechnungsverarbeitung sollte zunächst geprüft werden, ob im Unternehmen bereits etablierte und gut integrierte Lösungen vorhanden sind. Diese müssen nicht zwangsläufig durch Funktionen des E-Procurement-Systems ersetzt werden. Ziel ist es, doppelte Funktionalitäten und unnötige Schnittstellen zu vermeiden.
Elektronische Rechnungen, etwa in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD, sowie die automatisierte Erkennung von Papier- und PDF-Rechnungen bilden wichtige Grundlagen. Besonders relevant ist der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Stimmen die Daten innerhalb definierter Toleranzen überein (3-Way-Match), kann eine automatisierte Buchung nach den festgelegten Freigaberegeln erfolgen. Die Zahlung richtet sich nach dem vorgesehenen Zahlungsprozess. Mengen- und Preisabweichungen müssen dagegen strukturiert geklärt werden, um Rechnungen fristgerecht freizugeben und Skontofristen nutzen zu können.
Elektronische Rechnungenz. B. XRechnung oder ZUGFeRD
Papier-Rechnungen
PDF-Rechnungenmit automatisierter Erkennung
3-Way-Match
Bestellung
Wareneingang
Rechnung
Abgleich der Dateninnerhalb definierter Toleranzen
Daten stimmen überein
Automatisierte Buchung nach Freigaberegeln; Zahlung gemäß Zahlungsprozess
Mengen- und Preisabweichungen
Strukturierte Klärung notwendig, um Rechnungen fristgerecht freizugeben und Skontofristen nutzen zu können.
Systemarchitektur bei Auswahl und Implementierung
Die Auswahl eines E-Procurement-Systems muss auf einer fundierten Analyse der bestehenden Prozesse und individuellen Anforderungen basieren. Ein anbieterneutrales Lastenheft, praxisnahe Anwendungsfälle (Use Cases) und ein transparenter Funktionsvergleich schaffen eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Neben dem Funktionsumfang ist entscheidend, wie gut sich die Lösung in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lässt. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Einführung ist die Auswahl des richtigen Implementierungspartners. Metroplan denkt alle Prozesse End-to-End und bringt seine Best Practice Lösungen aus mehr als 20 Jahren Implementierungserfahrung in die Konzeption ein.
Für die erfolgreiche Implementierung müssen Einkauf, Fachbereiche und IT frühzeitig eingebunden werden. Schulungen und gezielte Kommunikation fördern die Akzeptanz. Pilotprojekte ermöglichen es, Prozesse schrittweise einzuführen, die technische Integration zu testen und Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen. Metroplan besteht darauf, die Verantwortlichkeiten für Daten, Prozesse und Systempflege von Anfang an zu definieren.
Zum Projektbeispiel: Digitalisierungs-Roadmap und Einführung eines E-Procurement-Systems.
E-Procurement und ERP ganzheitlich denken
Die Einführung eines E-Procurement-Systems ist mehr als ein IT-Projekt. Entscheidend ist, die Funktionen und Verantwortlichkeiten zwischen E-Procurement und ERP klar abzugrenzen, Prozesse durchgängig End-to-End zu gestalten und die Anwender frühzeitig einzubinden. Eine durchdachte Systemarchitektur schafft die Grundlage, um Automatisierungspotenziale auszuschöpfen, Transparenz zu erhöhen und den Einkauf langfristig erfolgreich aufzustellen.
