Einkauf von Logistikdienstleistungen: Ziele, Methoden und 10 Hebel
Logistikdienstleistungen gehören in vielen Unternehmen zu den größten externen Kostenblöcken. Die Logistikbranche erzielte 2024 in Deutschland einen Umsatz von 331 Mrd. Euro. Ein erheblicher Teil davon entfällt auf externe Dienstleistungen und stellt damit ein relevantes Einkaufsvolumen für die Auftraggeber dar. Dennoch werden Transport-, Lager-, Fulfillment- oder KEP-Leistungen häufig nicht mit derselben strategischen Konsequenz eingekauft wie die klassischen Warengruppen.
Dabei liegt das Einsparpotenzial nicht nur im Preis. Auch Prozesse, Vertragsbedingungen, Auslastung und die Steuerung der Dienstleister haben direkten Einfluss auf die Gesamtkosten.
Was bedeutet Einkauf von Logistikdienstleistungen?
Der Einkauf von Logistikdienstleistungen umfasst die Beschaffung externer Transport-, Lager- und Logistikleistungen. Dazu zählen unter anderem Straßen-, Schienen-, See- und Lufttransporte, KEP, Fulfillment, Lagerleistungen und 4PL-Modelle.
Die Herausforderung: Jede dieser Leistungen folgt eigenen Kostenlogiken, Marktstrukturen und Anforderungen. Deshalb sind Marktkenntnis, eine belastbare Datengrundlage und eine klare Verantwortung im strategischen Einkauf zwingend notwendig.
Professioneller Logistikeinkauf beginnt dabei nicht erst mit der Ausschreibung. Bereits die Analyse des eigenen Bedarfs und die Definition der Anforderungen entscheiden darüber, welche Leistungen später überhaupt verglichen und verhandelt werden können.
Welche Ziele verfolgt der Einkauf?
Im Mittelpunkt stehen drei Ziele: Kosten reduzieren, Servicequalität sichern und Transparenz schaffen.
Der Preis eines Dienstleisters ist dabei nur ein Teil der Betrachtung. Zuschläge, Fehlberechnungen, unklare Leistungsumfänge oder nicht eindeutig geregelte Kostenverantwortlichkeiten können die tatsächlichen Kosten während der Vertragslaufzeit deutlich erhöhen.
Gerade bei Lager- und Logistikdienstleistungen sollten deshalb bereits in der Ausschreibung und im Vertrag Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein, etwa für Wartungen und Reparaturen, insbesondere bei technischen Anlagen. Eine klare Abgrenzung zwischen Instandhaltung und Instandsetzung sowie eine eindeutige Kostenverantwortung helfen, spätere Streitigkeiten und ungeplante Kosten zu vermeiden.
Welche Methoden haben sich bewährt?
Ein professioneller Einkauf beginnt mit der Analyse des Ist-Zustands: Mengen, Relationen, Sendungsgrößen, Versandfrequenzen, Kosten und Serviceanforderungen müssen transparent sein. Anschließend werden Leistungsumfang und Anforderungen definiert. Wie schwer es ist, 100 % aller Sendungen des Vorjahres mit Angaben zu Auftragsnummer, Consignor, Consignee, Frachtführer, Entfernung, Kosten, Dieselzuschlag und sonstigen Zuschlägen in einer Datei zusammenzuführen, hat bestimmt jeder schon einmal erlebt. Ohne diese Datenbasis sollte jedoch keine Ausschreibung begonnen werden.
Bei der Dienstleisterauswahl hat sich ein zweistufiges Vorgehen bewährt: Über ein RFI (Request for Information) werden zunächst Kompetenzen, Referenzen und Leistungsfähigkeit potenzieller Anbieter geprüft. Anschließend werden die sechs bis maximal acht geeignetsten Dienstleister zu einem RFQ (Request for Quotation) eingeladen.
Dabei sollte der RFQ klar strukturiert sein und den Anbietern ausreichend Zeit für die Angebotserstellung geben. In der Praxis haben sich mindestens vier bis fünf Wochen bewährt. Eine Ausschreibung sollte außerdem nur erfolgen, wenn tatsächlich die Bereitschaft besteht, den Dienstleister zu wechseln.
Anschließend werden die Angebote anhand einheitlicher Kriterien bewertet, verhandelt und vertraglich abgesichert. Entscheidend sind dabei nicht nur Preise, sondern auch Servicegrad, Performance, Transparenz, Steuerungsfähigkeit und kontinuierliches Verbesserungspotenzial. Diese Kriterien sind insbesondere auch bei der Bewertung eines bestehenden 4PL-Dienstleisters relevant.
Wo liegen die wichtigsten Einsparhebel?
Transportkosten lassen sich häufig senken, ohne zunächst die Tarife zu verändern. Zehn Hebel haben sich in der Praxis besonders bewährt:
- Sendungen bündeln
- Sendungsgrößen definieren
- Versandfrequenzen reduzieren
- Kombinierte Verkehre nutzen
- Paketdienste gezielt einsetzen
- Ladevolumen erhöhen
- Disposition und Routen optimieren
- Zuschläge vermeiden
- Retouren und Rückläufe optimieren
- Abrechnungen systematisch prüfen
Der Grundgedanke: Erst Prozesse optimieren, dann Preise verhandeln. Wer Sendungen bündelt, die Auslastung verbessert, Versandfrequenzen reduziert oder Retouren und Rückläufe besser organisiert, beeinflusst die Kosten bereits vor der eigentlichen Preisverhandlung.
Checkliste für den Einkauf von Logistikdienstleistungen
Einkauf endet nicht mit der Vergabe
Der Einkauf von Logistikdienstleistungen ist kein einmaliges Ausschreibungsprojekt. Entscheidend ist, ob die vereinbarten Konditionen und Leistungen auch langfristig eingehalten und weiterentwickelt werden.
Auch bei einem 4PL sollte deshalb regelmäßig geprüft werden, ob Service, Kosten, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung noch den Erwartungen entsprechen. Wenn diese Leistungen dauerhaft hinter den Erwartungen zurückbleiben, ist ein strukturierter Blick auf den Markt auch bei 4PL-Dienstleistungen notwendig.
Wer Logistikdienstleistungen strategisch einkauft, schafft damit nicht nur bessere Konditionen. Er schafft die Grundlage für eine leistungsfähigere, transparentere und dauerhaft steuerbare Logistik.
