Indirekter Einkauf

Einkauf optimieren und Volumina reduzieren

Neben dem Einkauf von direktem Produktionsmaterial entfällt ein signifikantes Einkaufsvolumen auf indirektes Material. In vielen Fällen erbringt der Bedarfsträger selbst diese Einkaufstätigkeit (Maverick Buying). Dadurch verschenken Unternehmen allerdings ein immenses Optimierungspotenzial.

Zum indirekten Einkauf zählen beispielsweise Dienstleistungen, Sachkosten, Handelswaren und Investitionsgüter. Eine Potenzialanalyse für den Einkauf zu erstellen ist nicht ganz einfach, weil kaum aussagekräftige Bestellungen dazu vorliegen. Metroplan ist in der Lage, diese Einkaufsvolumina systematisch und weitgehend automatisiert auszuwerten. Geeignete IT-Systeme werden unterstützt, um Schwachstellen aufzudecken und Optimierungspotenziale zu finden.

Metroplan-Vorgehen und -Methodik

Für eine allumfängliche Optimierung hat sich das nachfolgende Phasenmodell bewährt.

1. Einkaufsaudit und Analysephase

In der ersten Phase wird zunächst ein Fragenkatalog mit circa 100 Fragen zum Bereich „Indirekter Einkauf“ erstellt.

Daraufhin werden folgende Prozesse systematisch überprüft:

  • Beschaffung bei Facility Management (inklusive Instandhaltung und Energieversorgung)
  • Personaldienstleistungen/Zeitarbeit
  • Firmenfahrzeuge/Travel Management
  • IT-Hard- und Software/Telekommunikation
  • Transporte/Lager/Lagerbetrieb
  • Marketing/Print/Media Dienstleistungen
  • Investitionen und Verbrauchsartikel

Im Anschluss folgt der Zugriff auf ERP-Stamm- und Bewegungsdaten mittels (SAP-zertifizierter) Schnittstelle und die Analyse zum Einkaufscontrolling mittels einkaufsspezifischer Analyse-Software.

Zum Abschluss der ersten Phase findet eine gemeinsame Verständnisabstimmung in Bezug auf die ermittelten Schwachstellen statt.

2. Optimierung und Implementierung

In der zweiten Phase werden Best Practices Beispiele (von anderen Unternehmen und Branchen) abgeleitet.

Zudem finden Potenzialworkshops pro Warengruppe statt, um konkrete Optimierungsansätze zu finden und die Beschaffungsprozesse zu verbessern.

Im Anschluss werden eingesetzte IT-Systeme optimiert.

Pilotprojekte mit einem Einsparungspotenzial von > 30 % (zum Beispiel, indem die Telekommunikationskosten gesenkt werden) werden implementiert. Dabei verfolgen wir das Ziel, kurzfristig die Machbarkeit aufzuzeigen.

3. Reporting und Roll-out

In der dritten und letzten Phase werden Optimierungspotenziale auf weitere Commodity Groups übertragen.

Berichtssysteme mit monatlichen Reports werden implementiert, sodass aus diesen Berichten Veränderungen in Hinblick auf die Zielerreichung ersichtlich werden.

Laufende Analysen (z.B. Bedarfsbündelung und Ausschreibung einzelner Commodity Groups oder monatliche Berichte zum Einkaufscontrolling) werden als Managed Shared Service von Metroplan übernommen.

Abschließend werden Einkaufsprozesse auf weitere Beschaffungsbereiche übertragen, um sukzessive den gesamten Bereich für Dienstleistungen zu optimieren.

Kundennutzen eines indirekten Einkaufs

Bei der gemeinsamen Zusammenarbeit mit Metroplan als Generalplaner profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:

  • Bessere Konditionen beim Einkauf von Dienstleistungen
  • Bestellungen mithilfe geeigneter IT-Systeme effizienter abwickeln
  • Verantwortung für den Einkauf und die Beschaffung von Dienstleistungen eindeutig zuweisen
  • Rollen und Verantwortlichkeiten (wie Process Owner, Data Steward, Commodity Manager, Key User) definieren
  • Einkaufsstrategien für den Einkauf aller Dienstleistungen untereinander abstimmen

Im Rahmen der ganzheitlichen Betreuung durch Metroplan unterstützen wir Sie auch in den weiteren Phasen Ihres Projektes. Während der Planung und Realisierung Ihres Produktionssystems führen wir beispielsweise eine Detailplanung der Produktionsausrüstung durch, um die bestmögliche Performance zu garantieren. In der Phase der Optimierung und Effizienzsteigerung verfolgen wir mit der Einkaufsoptimierung das Ziel einer Erhöhung des Wertbeitrags des Einkaufs. Wir stehen Ihnen für jegliche Fragen zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner

Dr.-Ing. Thomas Mielke

Geschäftsführer Metroplan
Process Management GmbH
Thomas.Mielke@metroplan.de
+49 (0) 40 2000 07 - 50