Digitalisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Nutzen Sie die Vorteile von transparenten Daten zur Einkaufskostenoptimierung

Metroplan digitalisiert Ihre Eingangsrechnungen mit der für Sie optimalen Software-Lösung.

Die Herausforderung

Papierrechnungen sind trotz der voranschreitenden Digitalisierung unseres Alltags immer noch nicht aus den Briefkästen verschwunden
. Je nach Komplexität der jeweiligen Organisation rechnen Deutsche Manager mit Kosten zwischen 8 € und 25 € für das Bearbeiten eingehender Rechnungen. Etwaige Transaktionskosten, verpasste Skonto-Fristen oder gar Mahngebühren stehen bei dieser Kalkulation noch außen vor. Nicht selten werden zur Klärung unklarer oder falsch gestellter Rechnungen lange Prozessketten und Freigabe Workflows angestoßen, welche die obigen Bearbeitungskosten um ein Vielfaches übersteigen - für all diese Probleme gibt es eine Lösung – die digitale Rechnungsverarbeitung – mehr als nur Kostenersparnis – zentraler Überblick und Transparenz.

eInvoicing setzt sich immer weiter durch – denn der elektronische Rechnungsaustausch ist nicht nur schneller, einfacher und deutlich weniger fehleranfällig als herkömmliche, papierbasierte Verfahren. Mit eInvoicing lassen sich auch hochgesteckte Effizienz- und Kostensenkungsziele klar und nachhaltig erreichen. Durch die gesetzliche Gleichstellung einer Papierrechnung zu einer elektronischen Rechnung ist nun der Weg frei.

Unsere Lösung

Scannen – Validieren – Klassifizieren – Integrieren – Prüfen – Freigeben – Steuern und Archivieren.
Wir bieten Ihnen nicht nur einen kostenoptimierten und digitalisierten Rechnungsverarbeitungs-Prozess, sondern wir liefern Ihnen die entsprechende Softwarelösung – angepasst auf Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse - durch unsere eBusiness-Partner gleich mit – alles aus einer Hand, einfach und schnell.

Metroplan-Vorgehen und -Methodik

Profitieren Sie von dem Prozess- und Digitalisierungs-Knowhow der Metroplan für Ihre individuelle Lösung.

  • Sie profitieren von unseren Prozess- und Digitalisierungs-Spezialisten für Ihre individuelle Lösung (IST-Analyse à SOLL-Empfehlung).
  • Wir implementieren Ihnen den gemeinsam festgelegten Prozess und die ausgewählte Softwarelösung - individuell nach Ihren Anforderungen und Freigaberichtlinien

Positionierung / Ziele

Die Module der digitalen Rechnungsverarbeitung

  • Transparente Daten zur Einkaufskostenoptimierung
  • Die integrierte Rechnungsprüfung
  • Die Zuordnung der Rechnungen

Rechnungen mit Bestellbezug

  • Die offenen Bestellungen werden automatisch an Metroplan übertragen und die notwendigen Rechnungsinhalte werden durch die Metroplan digital bereit gestellt ohne Ressourcen des Kunden zu belasten
  • Die Inhalte der Rechnungen mit Stammdatenbezug werden den Bestellungen positionsweise zugeordneten und dem eProcurement-Anbieter zur Integration in das ERP-System (z.B.SAP®MM) übergeben
  • 80 Prozent aller Rechnungen sollten mit der Bestellung übereinstimmen. Diese können bei gleichzeitiger Validierung gegen die Lieferscheine im ERP-System (z.B. SAP®MM) automatisch verarbeitet werden (logistische Rechnungsprüfung)
  • Ohne Einsatz von Kundenressourcen stehen die notwendigen digitalen Inhalte der Rechnungen mit Stammdatenbezug bereit 
  • Die positionsweise mit den Bestellungen übereinstimmenden Rechnungen können automatisch an das Materialwirtschaftssystem weitergeleitet werden
  • Differenzen auf Positionsebene können detailliert mit Angabe der betreffenden Rechnungs- und Bestellposition eingesehen werden


Ihr Vorteil – Die Prozesskostenoptimierung

  • Die Bearbeitung einer mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmenden elektronischen Rechnungen kann automatisch erfolgen
  • Mögliche Rechnungsdifferenzen werden positionsgenau und schnell erkannt. Sie können durch die Mitarbeiter-/innen des Kunden effizient bearbeitet werden
  • Die Zuordnung der Lieferscheine zu den Papierrechnungen sollte entfallen („Lieferscheinmemory“)

Rechnungen ohne Bestellbezug
Zuordnung der Rechnung ohne Bestellbezug

  • Die automatische Weiterleitung von Rechnungen an einzelne Personen oder Abteilungen ist lieferantenbezogen möglich
  • Die Rechnungen können alternativ von der Finanzbuchhaltung einzelnen Personen oder Abteilungen zugeordnet werden
  • Die Rechnungsinhalte werden positionsbezogen angezeigt
  • Nach der Kontrolle wird die Rechnung von dem/der Rechnungsprüfenden frei gegeben
  • Die Rechnung wird zusätzlich vom Verantwortlichen der Abteilung geprüft und freigegeben, um die Einhaltung des „Vier-Augen-Prinzips“ zu gewährleisten
  • Die Sachkonten- und Kostenstellenangaben können bei Bedarf durch die Finanzbuchhaltung geändert bzw. eingegeben werden
  • Nach der Freigabe durch die Finanzbuchhaltung erfolgt die Integration der Buchungssätze in z.B. SAP®FI
  • Die Summe der digital bereitgestellten, aber noch nicht in das Finanzbuchhaltungssystem übertragenen Rechnungen ist transparent  

 

Ihr Vorteil – Die Prozesskostenoptimierung

  • Der manuelle Erfassungsaufwand der Rechnungsinhalte durch die Mitarbeiter/innen des Kunden entfällt
  • Der Status, der Verbleib und die Vollständigkeit der Rechnungen ist einsehbar
  • Der Rechnungsprüfungsprozess kann gesteuert werden
  • Der Liquiditätsbedarf ist besser planbar
  • Durch die erhöhte Bearbeitungsgeschwindigkeit können Skontobedingungen vermehrt genutzt werden 

 

Kundennutzen – Ihr Vorteil

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist der letzte Schritt in der Purchase-to-Pay-Kette, dafür aber ein sehr wichtiger. Je mehr Elemente Sie in diese Kette integrieren, desto mehr Nutzen können Sie aus Ihren Prozessen herausholen.

  • digitalisierte Rechnungen, zentrale Datenhaltung
  • Eliminierung von Transport- und Liegezeiten
  • Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75%
  • Gute Integrierbarkeit in alle ERP-/ Fibu-Systeme
  • Geringe Fehlerquoten, Dubletten-Prüfung
  • frei konfigurierbare Freigabeverfahren
  • Übergabe an die Finanzbuchhaltung
  • Einhaltung aller Skonto-Fristen, u.v.m.

 

Ein weiterer Nutzen für Sie – transparente Daten zur Einkaufskostenoptimierung (für Non-ERP-Spend)

Für Rechnungen ohne Bestellbezug können wir Ihnen mit der Digitalisierung bis auf Positionsebene auch die entsprechenden Produkt- und Dienstleistungsdaten liefern – für weitere Einkaufskostenoptimierungen und zur Reduzierung IhresMaverick Buying.

Wir entwickeln mit Ihnen eine wettbewerbsfähige Digitalisierungsstrategie, mit der signifikante Kosteneinsparungen erzielt werden können. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Roadmap für Ihre Supply Chain - Lösung 4.0. Wir unterstützen Sie u.a. bei der Auswahl und Implementierung der Software.

Wir befinden uns bereits auf dem Weg zu Industrie 4.0 – wenn auch Sie die enormen Potenziale und die Chancen der Digitalisierung für Ihren Einkauf nutzen möchten, würden wir Ihnen gerne unser Konzept und die vielfältigen Lösungen unserer Business-Partner persönlich in Ihrem Unternehmen oder auch per Web-Konferenz vorstellen.

Wir machen Sie Fit für die Zukunft!

Ihr Ansprechpartner

Dr.-Ing. Thomas Mielke

Geschäftsführer Metroplan
Process Management GmbH
Thomas.Mielke@metroplan.de
+49 (0) 40 2000 07 - 50