Przejdź do treści

Zakup usług

Optymalizacja zakupu i redukcja ilości

Obok zakupu materiału służącego bezpośrednio do produkcji istnieje znaczna ilość zakupów materiału pośredniego. W wielu przypadkach podmiot składający zapotrzebowanie sam dokonuje zakupów. Przez to przedsiębiorstwa oddają jednak ogromny potencjał optymalizacji.

Do pośrednich zakupów zaliczają się np. usługi, koszty rzeczowe, towary handlowe i dobra inwestycyjne. Nie jest łatwo przeanalizować zakres, gdyż nie ma zbyt wielu przekonywujących zamówień. Metroplan potrafi oszacować te ilości w sposób automatyczny i mocno zautomatyzowany. Wspiera się odpowiednie systemy IT w celu wykrycia słabych punktów i znalezienia możliwości optymalizacji.

Metodyka i działanie firmy Metroplan

W celu kompleksowej optymalizacji sprawdził się następujący model etapów:

Audyt zakupów i etap analizy

  • Katalog pytań zawierający około 100 pytań z zakresu „zakupów usług”
  • Następujące procesy podlegają systematycznej kontroli: Zamówienia w Facility Management (wraz z konserwacją i zasilaniem energią), usługi w zakresie zasobów ludzkich/praca tymczasowa, pojazdy służbowe/ Travel Management, sprzęt komputerowy i oprogramowanie /telekomunikacja, transport/ magazyn / działalność magazynowe, marketing /druk/ usługi związane z mediami, inwestycje i artykuły konsumpcyjne
  • Dostęp do danych podstawowych systemu ERP i danych o ruchu przy pomocy (certyfikowanych przez SAP) interfejsów i analiza do controllingu zakupów na podstawie programu do analizy zakupów
  • Wspólne uzgodnienie porozumienia w związku z wykrytymi słabymi punktami

Optymalizacja i implementacja

  • Zaczerpnięcie dobrych praktyk (na wzór innych przedsiębiorstw i branż)
  • Potencjalne warsztaty dla grupy towarów w celu znalezienia konkretnych możliwości optymalizacji i poprawy procesów zamówienia
  • Optymalizacja zastosowanych systemów informatycznych
  • Implementacja projektów pilotażowych z potencjałem oszczędnościowym powyżej 30% (np. dzięki którym zmniejszą się koszty telekomunikacyjne); Cel: wykazanie w krótkim terminie wykonalności tego projektu

Raportowanie i rollout

  • Przeniesienie możliwości optymalizacyjnych na kolejne grupy towarowe
  • Wdrożenie systemów sprawozdawczych z miesięcznym raportowaniem; na podstawie tych sprawozdań uwidocznione będą zmiany odnośnie do osiągnięcia celu.  
  • Przejęcie bieżących analiz (np. powiązanie zapotrzebowania i przetarg na poszczególne grupy towarowe lub miesięczne sprawozdania dotyczące controllingu zakupów) jako Managed Shared Service (usług wspólnych) dla klientów Metroplan
  • Przeniesienie procesów zakupowych na dalsze obszary zamówień, aby sukcesywnie zwiększać cały obszar usług

Korzyści dla klientów

  • Lepsze warunki zakupu usług
  • Wydajniejsza realizacja zamówień przy pomocy właściwych systemów informatycznych
  • Jednoznaczne przyporządkowanie odpowiedzialności za zakupy i zamówienia usług
  • Określenie roli i zakresu odpowiedzialności (np. Process Owner, Data Steward, Commodity Manager, Key User)
  • Wspólne ustalenie strategii zakupów wszystkich usług
Twój partner do kontaktu