Dyrektor Metroplan Process Management GmbH
Thomas.Mielke@metroplan.de
+49 40 2000 07 - 50
Obok zakupu materiału służącego bezpośrednio do produkcji istnieje znaczna ilość zakupów materiału pośredniego. W wielu przypadkach podmiot składający zapotrzebowanie sam dokonuje zakupów. Przez to przedsiębiorstwa oddają jednak ogromny potencjał optymalizacji.
Do pośrednich zakupów zaliczają się np. usługi, koszty rzeczowe, towary handlowe i dobra inwestycyjne. Nie jest łatwo przeanalizować zakres, gdyż nie ma zbyt wielu przekonywujących zamówień. Metroplan potrafi oszacować te ilości w sposób automatyczny i mocno zautomatyzowany. Wspiera się odpowiednie systemy IT w celu wykrycia słabych punktów i znalezienia możliwości optymalizacji.
Metodyka i działanie firmy Metroplan
W celu kompleksowej optymalizacji sprawdził się następujący model etapów:
Audyt zakupów i etap analizy
- Katalog pytań zawierający około 100 pytań z zakresu „zakupów usług”
- Następujące procesy podlegają systematycznej kontroli: Zamówienia w Facility Management (wraz z konserwacją i zasilaniem energią), usługi w zakresie zasobów ludzkich/praca tymczasowa, pojazdy służbowe/ Travel Management, sprzęt komputerowy i oprogramowanie /telekomunikacja, transport/ magazyn / działalność magazynowe, marketing /druk/ usługi związane z mediami, inwestycje i artykuły konsumpcyjne
- Dostęp do danych podstawowych systemu ERP i danych o ruchu przy pomocy (certyfikowanych przez SAP) interfejsów i analiza do controllingu zakupów na podstawie programu do analizy zakupów
- Wspólne uzgodnienie porozumienia w związku z wykrytymi słabymi punktami
Optymalizacja i implementacja
- Zaczerpnięcie dobrych praktyk (na wzór innych przedsiębiorstw i branż)
- Potencjalne warsztaty dla grupy towarów w celu znalezienia konkretnych możliwości optymalizacji i poprawy procesów zamówienia
- Optymalizacja zastosowanych systemów informatycznych
- Implementacja projektów pilotażowych z potencjałem oszczędnościowym powyżej 30% (np. dzięki którym zmniejszą się koszty telekomunikacyjne); Cel: wykazanie w krótkim terminie wykonalności tego projektu
Raportowanie i rollout
- Przeniesienie możliwości optymalizacyjnych na kolejne grupy towarowe
- Wdrożenie systemów sprawozdawczych z miesięcznym raportowaniem; na podstawie tych sprawozdań uwidocznione będą zmiany odnośnie do osiągnięcia celu.
- Przejęcie bieżących analiz (np. powiązanie zapotrzebowania i przetarg na poszczególne grupy towarowe lub miesięczne sprawozdania dotyczące controllingu zakupów) jako Managed Shared Service (usług wspólnych) dla klientów Metroplan
- Przeniesienie procesów zakupowych na dalsze obszary zamówień, aby sukcesywnie zwiększać cały obszar usług
Korzyści dla klientów
- Lepsze warunki zakupu usług
- Wydajniejsza realizacja zamówień przy pomocy właściwych systemów informatycznych
- Jednoznaczne przyporządkowanie odpowiedzialności za zakupy i zamówienia usług
- Określenie roli i zakresu odpowiedzialności (np. Process Owner, Data Steward, Commodity Manager, Key User)
- Wspólne ustalenie strategii zakupów wszystkich usług