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Optimierung von Einkauf und Beschaffung

Den Wertbeitrag des Einkaufs steigern

Erfahrungsgemäß machen die Ausgaben für Produktionsmaterial, Handelswaren, Sachleistungen, Dienstleistungen und Investitionen zwei Drittel aller Kosten eines Unternehmens aus. Metroplan unterscheidet zwischen den Anforderungen an den Einkauf und den Anforderungen an die Beschaffung.

Die Herausforderung für den Einkauf liegt darin, die nachfolgenden Aufgaben parallel und vollumfänglich zu erfüllen:

  • Den Preisverfall der eigenen Produkte durch entsprechend hohe Einsparungen und Rationalisierungen kompensieren. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, wertschöpfende und administrative Tätigkeiten nach Osteuropa zu verlagern.
  • Maximale Transparenz über aktuelle und internationale Beschaffungsmärkte schaffen
  • Die für Einkauf und Beschaffung verantwortlichen Bereiche frühzeitig in alle Auswahlprozesse einbinden
  • Kontinuierliche Lieferantenoptimierung
  • Gewährleisten von einheitlichen, effizienten Prozessen bei Einkauf und Beschaffung an allen Standorten
  • Erfüllen aller gesetzlichen und zollrechtlichen Anforderungen
  • Einhalten aller Compliance-Anforderungen (zum Beispiel Vier-Augen-Prinzip)

Metroplan-Vorgehen und -Methodik

Metroplan unterstützt seine Kunden dabei, Einkauf und Beschaffung insgesamt oder im Hinblick auf einzelne Bausteine zu optimieren. Für eine Optimierung hat sich die folgende Vorgehensweise in drei Phasen bewährt:

  1. Einkaufsaudit und Analysephase
    • Einkaufsaudit anhand von circa 100 unternehmensspezifischen Fragen zum Bereich Einkauf und Beschaffung an den Produktionsstandorten
    • Zugriff auf ERP-Stamm- und Bewegungsdaten mittels (SAP-zertifizierter) Schnittstelle um Einkaufsvolumen der Warengruppenstruktur etc. abzuleiten
    • Analyse zum Einkaufscontrolling mittels professioneller Software
  2. Optimierung und Implementierung
    • Transfer von Best-Practice-Ansätzen anderer Unternehmen und Branchen
    • Potenzialworkshops je Commodity Group, um konkrete Optimierungsansätze zu identifizieren
    • Optimierungsansätze bei IT-Systemen
    • Implementieren von Pilotprojekten, um kurzfristig die Machbarkeit aufzuzeigen
    • Eindeutige Commodity-Struktur/Lieferantenstrategie mittels Portfoliostrategie bestimmen
    • Regeln zur Zusammenarbeit zwischen Einkauf und den Fachbereichen definieren
    • Anpassen der Aufbau- und Ablauforganisation im Einkauf
  3. Reporting und Roll-out
    • Implementierung von unterstützenden Tools (im ERP-SAP-System, aber auch mit gängigen MS-Office-Programmen)
    • Implementierung von Berichtssystemen mit monatlichen Reports, aus denen die Veränderungen im Hinblick auf das zu erreichende Ziel erkennbar sind
    • Übernahme laufender Analysen als Managed Shared Service für Metroplan-Kunden (z.B. zum Einkaufscontrolling, Lieferantensuche in Osteuropa etc.)

Kundennutzen

  • Maximieren der Zielvorgaben zur Erhöhung des Wertbeitrags des Einkaufs
  • Verbessern der Einkaufskonditionen bei Handelswaren, Dienstleistungen, Sachkosten und Investitionsgütern
  • Anpassen der Einkaufsorganisation und der Einkaufs-/Beschaffungsprozesse an zukünftige Anforderungen
  • Prozesssichere Einbindung des Einkaufs in der Produktentwicklung
  • Abgestimmte Lastenhefte und IT-Systeme tragen dazu bei Beschaffung und Einkauf effizienter zu gestalten
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