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Optimierung von Einkauf und Beschaffung

Die Kosten im Griff haben

Erfahrungsgemäß machen die Ausgaben für Produktionsmaterial, Handelswaren, Sachleistungen, Dienstleistungen und Investitionen zwei Drittel aller Kosten eines Unternehmens aus.

Metroplan unterscheidet zwischen Anforderungen an den Einkauf (strategische Aufgaben zur Sicherung der Verfügbarkeit zu besten Konditionen) und Anforderungen an die Beschaffung (zeitnahe und qualitätsgerechte Versorgung mit Material und Dienstleistungen)

Die Herausforderung für den Einkauf liegt darin, die nachfolgenden Aufgaben parallel zu erfüllen:

  • Internationale Kunden und heterogene Vertriebskanäle mit einer kostengünstigen, flexiblen Logistik bedienen
  • Dienstleister flexibel für umfangreiche Dienstleistungspakete einsetzen (von der Investition in neue Distributionszentren bis hin zur Übernahme saisonal schwankender Co-Packing-Aktivitäten)
  • Verantwortliche Bereiche für Einkauf und Beschaffung frühzeitig in alle Auswahlprozesse einbinden
  • Lieferanten kontinuierlich optimieren
  • Einheitliche und effiziente Prozesse für Einkauf und Beschaffung an allen Standorten gewährleisten
  • Alle gesetzlichen und zollrechtlichen Anforderungen erfüllen
  • Sämtliche Compliance Anforderungen einhalten (Vier-Augen-Prinzip)

Metroplan-Vorgehen und -Methodik

Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Einkauf und Beschaffung insgesamt oder im Hinblick auf einzelne Bausteine hin zu optimieren. Für eine vollumfängliche Optimierung hat sich die folgende Vorgehensweise in drei Phasen bewährt:

Einkaufsaudit und Analysephase

  • Einkaufsaudit anhand von circa 100 unternehmensspezifischen Fragen zum Bereich Einkauf und Beschaffung an den Produktionsstandorten
  • Zugriff auf ERP-Stamm- und Bewegungsdaten mittels (SAP-zertifizierter) Schnittstelle, um Einkaufsvolumen, Warengruppenstruktur etc. abzuleiten
  • Analyse mittels professioneller Softwaretools (Netzwerkanalyse/-design, Einkaufscontrolling u.a.)
  • Analyse von Optimierungsmöglichkeiten innerhalb der bestehenden Vertragsstruktur mit Logistikdienstleistern (inklusive Palettenmanagement)

Optimierung und Implementierung

  • Transfer von Best-Practice-Ansätzen anderer Unternehmen und Branchen
  • Potenzialworkshops je Commodity Group, um konkrete Optimierungsansätze zu identifizieren
  • Einkauf von Logistikdienstleistungen auf eine langfristige Supply-Chain-Strategie hin optimieren (im Hinblick auf Lagerstandorte, Transportkosten, Lagerkosten, Einkauf von Value Added Services)
  • Optimierungsansätze bei IT-Systemen identifizieren (SRM, Spend Cube oder auch SAP-Funktionalitäten wie Vendor Evaluation System u.a.)
  • Implementieren von Pilotprojekten, um kurzfristig die Machbarkeit aufzuzeigen
  • Aufbau- und Ablauforganisation im Bereich Einkauf und Logistik anpassen

Reporting und Roll-out

  • Implementierung unterstützender Tools (im ERP/SAP-System, aber auch mit gängigen MS-Office-Programmen)
  • Implementierung von Berichtssystemen mit monatlichen Reports (inklusive Management Summary), aus denen die Veränderungen im Hinblick auf das zu erreichende Ziel erkennbar sind
  • Übernahme laufender Analysen (z.B. zum Einkaufscontrolling, zur Auswahl von Frachtführern) als Managed Shared Service für Metroplan-Kunden

Kundennutzen

  • Abgleich der Einkaufsstrategie mit der Supply-Chain-Strategie
  • Identifikation von Potenzialen zur der Variabilisierung und Senkung der Kosten im Lager, beim Transport und bei Value Added Services
  • Verbesserung der Einkaufskonditionen im direkten Einkauf (Produktions- und Verpackungsmaterial), im indirekten Einkauf (Transporte, Lagerdienstleistungen und auch Handelswaren) und bei Investitionen (Zentrallager, Lager- und Fördertechnik, IT-Systeme etc.)
  • Anpassen der Einkaufsorganisation und der Einkaufs-/Beschaffungsprozesse an zukünftige Anforderungen
  • Prozesssicheres Einbinden des Einkaufs hinsichtlich der Anforderungen von Logistik, Disposition, Instandhaltung u.a.
  • Abgestimmte Lastenhefte wie IT-Systeme tragen dazu bei, Beschaffung und Einkauf effizienter zu gestalten -
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