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Einkauf von Dienstleistungen

Einkauf optimieren und Volumina reduzieren

Neben dem Einkauf von direktem Produktionsmaterial entfällt ein signifikantes Einkaufsvolumen auf indirektes Material. In vielen Fällen erbringt der Bedarfsträger selbst diese Einkaufstätigkeit (Maverick Buying). Dadurch verschenken Unternehmen allerdings ein immenses Optimierungspotenzial.

Zum indirekten Einkaufsvolumen zählen beispielsweise Dienstleistungen, Sachkosten, Handelswaren und Investitionsgüter. Den Umfang zu analysieren ist nicht ganz einfach, weil kaum aussagekräftige Bestellungen dazu vorliegen. Metroplan ist in der Lage, diese Volumina systematisch und weitgehend automatisiert auszuwerten. Geeignete IT-Systeme werden unterstützt, um Schwachstellen aufzudecken und Optimierungspotenziale zu finden.

Metroplan-Vorgehen und -Methodik

Für eine allumfängliche Optimierung hat sich das nachfolgende Phasenmodell bewährt:

Einkaufsaudit und Analysephase

  • Fragenkatalog mit circa 100 Fragen zum Bereich „Einkauf von Dienstleistungen“
  • Die folgenden Prozesse werden systematisch überprüft: Beschaffung bei Facility Management (inklusive Instandhaltung und Energieversorgung), Personaldienstleistungen/Zeitarbeit, Firmenfahrzeuge/Travel Management, IT-Hard- und Software/Telekommunikation, Transporte/Lager/Lagerbetrieb, Marketing/Print/Media Dienstleistungen, Investitionen und Verbrauchsartikel
  • Zugriff auf ERP-Stamm- und Bewegungsdaten mittels (SAP-zertifizierter) Schnittstelle und Analyse zum Einkaufs-Controlling mittels einkaufsspezifischer Analyse-Software
  • Gemeinsame Verständnisabstimmung in Bezug auf die ermittelten Schwachstellen

Optimierung und Implementierung

  • Ableiten von Best Practices (von anderen Unternehmen und Branchen)
  • Potenzialworkshops pro Warengruppe, um konkrete Optimierungsansätze zu finden und die Beschaffungsprozesse zu verbessern
  • Eingesetzte IT-Systeme optimieren
  • Implementieren von Pilotprojekten mit einem Einsparungspotenzial von > 30 % (zum Beispiel indem man die Telekommunikationskosten senkt); Ziel: kurzfristig die Machbarkeit aufzeigen

Reporting und Roll-out

  • Optimierungspotenziale auf weitere Commodity Groups übertragen
  • Berichtssysteme mit monatlichen Reports implementieren; aus diesen Berichten werden Veränderungen im Hinblick auf die Zielerreichung ersichtlich.  
  • Laufende Analysen (z.B. Bedarfsbündelung und Ausschreibung einzelner Commodity Groups oder monatliche Berichte zum Einkaufscontrolling) als Managed Shared Service für Metroplan-Kunden übernehmen
  • Einkaufsprozesse auf weitere Beschaffungsbereiche übertragen, um sukzessive den gesamten Bereich für Dienstleistungen zu optimieren

Kundennutzen

  • Bessere Konditionen beim Einkauf von Dienstleistungen
  • Bestellungen mitthilfe geeigneter IT-Systeme effizienter abwickeln
  • Verantwortung für den Einkauf und die Beschaffung von Dienstleistungen eindeutig zuweisen
  • Rollen und Verantwortlichkeiten (wie Process Owner, Data Steward, Commodity Manager, Key User) definieren
  • Einkaufsstrategien für den Einkauf aller Dienstleistungen untereinander abstimmen
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